היקף התפקיד:

היקף התפקיד של מזכירה רפואית סובב סביב מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית חיונית בסביבה רפואית, בהבטחת תפקוד חלק של בתי חולים, מרפאות או מתקני בריאות.

מזכירות רפואית אחראית למשימות כמו קביעת פגישות חולים, ניהול רשומות רפואיות אלקטרוניות, תמלול דוחות רפואיים ושמירה על דיוק וסדר בתיקי חולים. המזכירות מטפלת גם בתביעות רפואיות ותביעות ביטוח, תוך הקפדה על תיוק ותיעוד לצורכי החזרים.

במקביל המזכירות הרפואית מסייעת בתיאום פניות למטופלים, בתקשורת עם אנשי מקצוע בתחום ובמתן מידע למטופלים לגבי מועד פגישות, שינוי בנהלים ובכללים.

 

ידע ומיומנויות הנדרשים:

• טרמינולוגיה רפואית:
  מזכירה רפואית צריכה להיות בעלת הבנה מקיפה של טרמינולוגיה רפואית ספציפית לתעשיית הבריאות. ידע זה מאפשר פרישה ותמלול דוחות רפואיים במדויק,  תקשור נכון עם אנשי מקצוע וניווט בין רשומות.
• ניהול רשומות בריאות אלקטרוניות (EHR):
  עם הדיגיטציה הגוברת של מערכות הבריאות, מיומנות בניהול רשומות אלקטרוניות (EHRs) חיונית וקריטית עבור המזכירה הרפואית. ומגוון המפעולות דורשות מהמזכירה ידע בעולם המחשבים והתמצאות במגוון תוכנות הקשורות לתחום הרפואה
• מיומנויות אדמיניסטרטיביות וארגוניות:
  המרכיב העיקרי בעולם המזכירות הרפואית הוא כישורים אדמיניסטרטיביים וארגוניים חזקים. לרוב הן נאלצות לנהל מספר משימות בו זמנית, לתעדף עבודה ביעילות ולשמור על תשומת לב לפרטים קטנים, ניהול זמן מעולה, יכולות תזמון ובקיאות בשימוש בתוכנות חיוניים לבצע את שלל הפעולות הנדרשות שלפעמים מאתגרות כגון טיפול בהתכתבויות, תחזוקת קבצים והבטחת פעולות אדמיניסטרטיביות בצורה חלקה בסביבת בית החולים. בנוסף, כישורים בינאישיים והיכולת לתקשר בצורה מקצועית ובחמלה עם מטופלים ואנשי מקצוע בתחום הבריאות חשובים לא פחות והם מהווים את הפקטור האנושי בתפקיד זה.

 

סודיות ופרטיות:

המזכירות מתעסקת במידע רגיש. למזכירה רפואית יש גישה לתיעוד הרפואי רגיש של מטופלים, מידע בריאותי זה אישי וסודי לכן עליהם לציית לתקנות פרטיות מחמירות, כגון חוק הניידות והאחריות של ביטוח הבריאות (HIPAA) וכן חוקי אבטחה נוקשים בסביבת העבודה, כדי להבטיח את סודיות נתוני המטופל.

 

תקנות ועדכונים בסטנדרטים של התעשייה

בעבודה בתעשיית הבריאות, מזכירות רפואיות חייבות לציית לתקנות ספציפיות הקשורות לפרקטיקות רפואיות ולנהלי ביטוח. הן חייבות להישאר מעודכנות בשינויים בתקנות, קודים אתיים ולעקוב אחר מגוון הדרישות בארגון בו הן עובדות ומחברות הביטוח כדי להבטיח תיעוד ותהליכי חיוב מדויקים. לרוב תכניות הכשרה, השתלמויות וסביבה עם מודעות אבטחתית עוזרות למזכירות רפואיות באימוץ הרגלים בריאים לאבטחת המידע של המטופלים.